O que é ERP? Para que serve esse software?

Atualizado em 22 de maio 2017*

O ERP vem do inglês (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) e representa uma série de atividades gerenciadas por um software ou por pessoas, que ajudam na gestão de processos dentro de uma empresa, portanto, ERP é um Sistema de Gestão Empresarial.

Uma importante meta do ERP é facilitar o fluxo de informações de uma organização para otimizar a tomada de decisões dentro da empresa. Um sistema de ERP ajuda de maneira eficaz as corporações a atingirem esta meta, coletando e organizando informações em diferentes níveis, oferecendo em tempo real indicadores de performance que ajudam na gestão.

O que é ERP e para que serve?

ERP é um sistema para gestão empresarial e sua principal finalidade é a organização das informações para melhor gerenciamento da empresa e diminuição de tempo e custos gastos nos processos.

Uma empresa precisa gerenciar contas a pagar e a receber, vendas e pedidos, folha de pagamento de funcionários, controlar estoque, emitir nota fiscal, entre diversos outros processos. Para cada função, poderia existir um software diferente. Gerenciar todas informações separadamente necessita de muito tempo e é mais suscetível a erros. Quando todas essas informações estão dentro de um único sistema, erros são mais difíceis de acontecer e o gerenciamento e analise de todas essas informações ficam mais rápidas. O software ERP serve para isso.

Quando toda empresa é gerenciado através de um único sistema, é mais fácil a comunicação entre todos os departamentos da empresa, desde a administração, financeiro, RH, logística e produção. Por exemplo, o RH será responsável por lançar todas informações de funcionários dentro do software, mas é o financeiro que fará o controle do quanto vai para pagamento de impostos, de funcionários ou de outras contas. O marketing da empresa pode consultar o sistema e verificar que um determinado produto não está tendo tanta venda como eles acreditavam que teria, e pensar em estratégias para reverter essa situação para não ter prejuízo. O pessoal da produção pode dar baixa na matéria prima que está sendo usada para a fabricação de produtos, enquanto o pessoal responsável por compras irá gerenciar que o mínimo de estoque daquela matéria prima foi alcançada e que precisa ser reabastecido.

Se cada um dos setores tivessem programas diferentes, que não se comunicam entre si, a gestão ainda pode ser realizado, mas com uma chance gigantesca de ocorrer erros e ocasionar prejuízos, estes que os sistemas ERP evitam. Apenas para exemplificar, vamos supor que o pessoal da produção use uma matéria prima para fabricação de um produto, e não avisa para o departamento de compras que está quase acabando. Quando for precisar, essa matéria prima não vai estar disponível, e toda produção irá se atrasar, podendo diminuir as vendas, gerar atraso no recebimento do cliente visto que ele também não recebeu o produto, e inclusive trazer outros prejuízos para empresa.

Como o software erp é dividido?

O ERP (enterprise resource planning) é dividido em 3 camadas:

  • Camada de apresentação: essa é a camada em que o usuário terá acesso ao sistema, através de formulários e campos que devera preencher. Essa camada fará a comunicação interna com a camada de processamento lógico para efetuar processamentos e retornar para a tela ou salvar no banco de dados (database) do erp.
  • Camada de processamento lógico: é aqui que fica todos os processos empresariais que o ERP pode ter. Essa camada recebe os dados que o usuário informa na camada de apresentação e integra com os módulos do sistema, retornando ao usuário uma resposta do que foi solicitado ou salvando no banco de dados. Toda integridade do sistema fica nessa camada, e sempre que precisa inserir novas atualizações, processos empresariais, melhorar o desempenho e a segurança do sistema, é tudo nessa etapa que é feita. Para isso, é necessário mexer no código fonte do software, fazer uma nova programação e compilar novamente o programa, para que as novas funcionalidades entrem em vigor.
  • Camada de armazenagem: quando o usuário digita as informações na tela, ela passa pela camada de processamento e posteriormente vem para essa camada, para ser salva em um banco de dados. Isso vai garantir que os dados fiquem gravados para ser acessados no futuro. Alguns softwares erp também permite a exportação de dados do sistema para arquivos de excel, word, pdf, entre outros.

Como implantar um software ERP em minha empresa?

erp

Para implantar um sistema ERP na empresa, deverá existir uma conversa entre a empresa que fornece o software e os responsáveis por sua empresa, tanto do setor administrativo quanto do departamento de TI, para chegar num senso do que será melhor no seu caso. O intuito dessa conversa é descobrir como sua empresa funciona, quais os requisitos que você precisa e como o sistema será implantado, visando diminuir os custos iniciais com a instalação desse novo sistema.

Por exemplo, será discutido se existirá um servidor dentro da própria empresa ou se será um servidor nas nuvens (cloud computing), ou se uma junção dessas duas funcionalidades. Por exemplo, um servidor nas nuvens tem um gasto menor com manutenção e atualização desse servidor. Entretanto, por necessitar da internet, será necessário ter uma boa internet no local, que não caia com frequência para a empresa não ficar sem o software.

Após decidir tudo que será necessário o software realizar, a empresa responsável pelo ERP necessitará de um tempo para efetuar as customizações no sistema. Isso não ocorre da noite para o dia. Quando as customizações estiverem prontas e forem aprovadas pela administração e TI, o software começará ser instalado na empresa. Pode ser por departamentos para facilitar o treinamento, ou instalado na empresa toda.

Esse processo de adaptação do software também é algo que leva tempo, e exigirá muitas ligações para o suporte do erp para tirar dúvidas e relembrar pontos esquecidos. Após alguns meses, o sistema estará rodando de modo natural, e será nesse momento que você conseguirá enxergar realmente todos os benefícios e vantagens que um sistema ERP trás para a empresa.

Confira aqui o conteúdo completo sobre implantação de ERP.

Módulos de sistema erp

Em grandes corporações, um sistema erp é dividido em diversos módulos, sendo os mais importantes:

  • Módulo de vendas;
  • Módulo de controle de estoque;
  • Módulo fiscal;
  • Módulo de compras;
  • Módulo de Recursos Humanos;
  • Módulo de CRM;
  • Módulo de processos;
  • Módulo de Business Inteligente;
  • Etc;

Um grande desafio para as corporações está na implementação de erp e integração de todos estes módulos com outros sistemas que a companhia já utiliza para gerenciar os seus processos. Por essa razão o processo de implementação de erp deve ser planejado nos mínimos detalhes por toda a empresa e também deve envolver seus colaboradores no processo para que estes se esforcem para absorver os novos processos de alimentação do sistema.

Dentro das corporações, a equipe de TI também possui um papel chave para fazer o backup de informações e integrar os dados antigos com os módulos de erp de maneira correta para que a empresa continue a analisar e gerenciar seus dados de maneira correta.

Vantagens de um sistema ERP

Existem diversos fatores que valorizam o investimento em um sistema erp de qualidade, são eles:

Controle e padronização de processos: Quando processo de relatório, emissão de notas fiscais, atendimento ao cliente e muitos outros são organizados e padronizados dentro do sistema erp, a empresa economiza tempo tomado em registros e atividades manuais e consequentemente melhora sua produtividade.

Visão e redução de erros: ao se observar todos os processos da empresa através de um software, fica muito mais claro enxergar em quais setores e pontos da empresa eles estão falhando. Desta maneira a tomada de decisões é rápida e inteligente, e pode reduzir drasticamente os erros em diversos níveis da empresa.

Redução de estoque: antigamente muitas empresas compravam matéria prima / produto em grande quantidade para garantir um preço mais baixo. Porém, os softwares erp permitem reduzir em até 32% o estoque na sua empresa, diminuindo gastos com produtos investidos e com local para guardar os produtos, isso sem perder a importante função de comprar os produtos e matérias primas com preços menores.

Redução de pessoal: como muitos processos são automatizados e agilizados, é possível diminuir em até 27% os colaboradores da empresa. Após o sistema erp estar implantado, essa redução pode ocorrer por departamentos, visto que alguns são mais rápidos para implantar do que outros.

Aumento de produtividade e redução de erros: A produtividade aumenta em torno de 26% visto que os processos são automatizados e os erros são evitados. Por exemplo, os sistemas erp evitam com que a logística despache produtos errados para clientes, ou então que ocorra erros na fabricação de produtos, evitando assim perder tempo e dinheiro.

Abaixo confiram este vídeo sobre o que é um ERP

Para mais informações acesse sistema erp

Quanto custa um sistema ERP? Em quanto tempo verei os resultados?

O custo depende do tipo da empresa, do tamanho e de tudo que o software precisará gerenciar, e das customizações do sistema para se adequar completamente a sua empresa. Alguns empresários, principalmente os que são leigos se tratando em tecnologia, talvez viram um anuncio falando: “Sistema para gerenciar completamente sua empresa, por apenas R$ 99,90”, e com isso ele acredita fielmente que esse é o programa de computador que ele precisa. Outros já acham que a revista que vem com um CD por apenas R$ 14,90 é o fim dos problemas. Esses softwares dificilmente adequarão aos requisitos de sua empresa. Pelo contrário, se você tentar implanta-los, apenas vai gastar tempo e dinheiro.

software erp

O preço de cada software vai depender de todos os recursos que ele oferece, se a empresa é uma empresa tem um branding forte, se é nacional ou internacional, entre outros fatores. Existem muitas opções de softwares no mercado, mas os mais conhecidos e consequentemente um pouco mais caros são: Totvs, SAP, Oracle e Microsoft.

Se sua intenção é realmente implantar um sistema que faça a gestão completa de sua empresa e de todos os departamentos que nela possui, isso vai exigir um custo inicial alto independente da empresa responsável pelo erp ser bem conhecida ou não. Isso acontece pois cada empresa possui um fluxo de trabalho (workflow) diferente da outra. Empresas que trabalham no mesmo mercado podem ter o fluxo diferente uma da outra e consequentemente necessitar de sistemas diferentes, por causa da maneira com que trabalham.

Se sua empresa é de médio porte e possui a contabilidade dentro da própria empresa (sem precisar fazer a contabilidade por terceiros), seu software vai precisar realizar algumas funções que para outra empresa do mesmo ramo de atividade talvez não precisasse.

Se sua empresa possui equipamentos antigos, pode ser necessário investir em uma infraestrutura e hardware melhor, como alguns computadores e outros equipamentos novos para conseguir dar conta de todos os recursos do software. Caso possua bastante funcionários, e o sistema erp vai precisar estar instalado em cada computador, provavelmente isso aumentará o valor da mensalidade, visto que isso exigirá maior tempo de implantação e suporte por parte dos colaboradores em caso de dúvidas sobre o sistema.

Outra coisa que pode aumentar o preço do ERP é as personalizações e customizações. Como já dito, cada empresa possui uma forma diferente de trabalhar, e consequentemente customizações diferente. Quanto mais difícil for para implantar a customização que sua organização precisa, maior será o preço gasto na implantação do ERP.

O valor total para implantação de um sistema erp vai ser calculado através das personalizações, quantidade de licenças, treinamento para os colaboradores, manutenção no software e custo com equipamentos. Geralmente uma parte do pagamento é realizado antes de fazer as customizações e o restante quando a implantação é feita. Quando o software ERP estiver funcionando corretamente na empresa, começa ser cobrado  a mensalidade referente a suporte e manutenção, e talvez algumas atualizações simples que não mexam demais com a estrutura do software erp.

Tire suas dúvidas com um de nossos consultores

Chegou até o fim deste artigo e quer saber mais como um sistema de gestão pode ajudar a sua empresa? Marque um horário com um de nossos consultórios através do link abaixo:

>> Quero falar com um consultor <<