O que é ERP? Para que serve esse software?

O ERP vem do inglês (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) e representa uma série de atividades gerenciadas por um software ou por pessoas, que ajudam na gestão de processos dentro de uma empresa, portanto, ERP é um Sistema de Gestão Empresarial.

Uma importante meta do ERP é facilitar o fluxo de informações de uma organização para otimizar a tomada de decisões dentro da empresa. Um sistema de ERP ajuda de maneira eficaz as corporações a atingirem esta meta, coletando e organizando informações em diferentes níveis, oferecendo em tempo real indicadores de performance que ajudam na gestão.

O que é ERP e para que serve?

ERP é um sistema para gestão empresarial e sua principal finalidade é a organização das informações para melhor gerenciamento da empresa e diminuição de tempo e custos gastos nos processos.

Uma empresa precisa gerenciar contas a pagar e a receber, vendas e pedidos, folha de pagamento de funcionários, controlar estoque, emitir nota fiscal, entre diversos outros processos. Para cada função, poderia existir um software diferente. Gerenciar todas informações separadamente necessita de muito tempo e é mais suscetível a erros. Quando todas essas informações estão dentro de um único sistema, erros são mais difíceis de acontecer e o gerenciamento e analise de todas essas informações ficam mais rápidas. O software ERP serve para isso.

Quando toda empresa é gerenciado através de um único sistema, é mais fácil a comunicação entre todos os departamentos da empresa, desde a administração, financeiro, RH, logística e produção. Por exemplo, o RH será responsável por lançar todas informações de funcionários dentro do software, mas é o financeiro que fará o controle do quanto vai para pagamento de impostos, de funcionários ou de outras contas. O marketing da empresa pode consultar o sistema e verificar que um determinado produto não está tendo tanta venda como eles acreditavam que teria, e pensar em estratégias para reverter essa situação para não ter prejuízo. O pessoal da produção pode dar baixa na matéria prima que está sendo usada para a fabricação de produtos, enquanto o pessoal responsável por compras irá gerenciar que o mínimo de estoque daquela matéria prima foi alcançada e que precisa ser reabastecido.

Se cada um dos setores tivessem programas diferentes, que não se comunicam entre si, a gestão ainda pode ser realizado, mas com uma chance gigantesca de ocorrer erros e ocasionar prejuízos, estes que os sistemas ERP evitam. Apenas para exemplificar, vamos supor que o pessoal da produção use uma matéria prima para fabricação de um produto, e não avisa para o departamento de compras que está quase acabando.

Quando for precisar, essa matéria prima não vai estar disponível, e toda produção irá se atrasar, podendo diminuir as vendas, gerar atraso no recebimento do cliente visto que ele também não recebeu o produto, e inclusive trazer outros prejuízos para empresa.

Este ERP pode ser pago ou você também pode optar por um sistema erp grátis.

Como o software erp é dividido?

O ERP (enterprise resource planning) é dividido em 3 camadas:

Como implantar um software ERP em minha empresa?

Para implantar um sistema ERP na empresa, deverá existir uma conversa entre a empresa que fornece o software e os responsáveis por sua empresa, tanto do setor administrativo quanto do departamento de TI, para chegar num senso do que será melhor no seu caso. O intuito dessa conversa é descobrir como sua empresa funciona, quais os requisitos que você precisa e como o sistema será implantado, visando diminuir os custos iniciais com a instalação desse novo sistema.

Por exemplo, será discutido se existirá um servidor dentro da própria empresa ou se será um servidor nas nuvens (cloud computing), ou se uma junção dessas duas funcionalidades. Por exemplo, um servidor nas nuvens tem um gasto menor com manutenção e atualização desse servidor. Entretanto, por necessitar da internet, será necessário ter uma boa internet no local, que não caia com frequência para a empresa não ficar sem o software.

Após decidir tudo que será necessário o software realizar, a empresa responsável pelo ERP necessitará de um tempo para efetuar as customizações no sistema. Isso não ocorre da noite para o dia. Quando as customizações estiverem prontas e forem aprovadas pela administração e TI, o software começará ser instalado na empresa. Pode ser por departamentos para facilitar o treinamento, ou instalado na empresa toda.

Esse processo de adaptação do software também é algo que leva tempo, e exigirá muitas ligações para o suporte do erp para tirar dúvidas e relembrar pontos esquecidos. Após alguns meses, o sistema estará rodando de modo natural, e será nesse momento que você conseguirá enxergar realmente todos os benefícios e vantagens que um sistema ERP trás para a empresa.

Confira aqui o conteúdo completo sobre implantação de ERP.

Módulos de sistema erp

Em grandes corporações, um sistema erp é dividido em diversos módulos, sendo os mais importantes:

Um grande desafio para as corporações está na implementação de erp e integração de todos estes módulos com outros sistemas que a companhia já utiliza para gerenciar os seus processos. Por essa razão o processo de implementação de erp deve ser planejado nos mínimos detalhes por toda a empresa e também deve envolver seus colaboradores no processo para que estes se esforcem para absorver os novos processos de alimentação do sistema.

Dentro das corporações, a equipe de TI também possui um papel chave para fazer o backup de informações e integrar os dados antigos com os módulos de erp de maneira correta para que a empresa continue a analisar e gerenciar seus dados de maneira correta.

Vantagens de um sistema ERP

Existem diversos fatores que valorizam o investimento em um sistema erp de qualidade, são eles:

Controle e padronização de processos: Quando processo de relatório, emissão de notas fiscais, atendimento ao cliente e muitos outros são organizados e padronizados dentro do sistema erp, a empresa economiza tempo tomado em registros e atividades manuais e consequentemente melhora sua produtividade.

Visão e redução de erros: ao se observar todos os processos da empresa através de um software, fica muito mais claro enxergar em quais setores e pontos da empresa eles estão falhando. Desta maneira a tomada de decisões é rápida e inteligente, e pode reduzir drasticamente os erros em diversos níveis da empresa.

Redução de estoque: antigamente muitas empresas compravam matéria prima / produto em grande quantidade para garantir um preço mais baixo. Porém, os softwares erp permitem reduzir em até 32% o estoque na sua empresa, diminuindo gastos com produtos investidos e com local para guardar os produtos, isso sem perder a importante função de comprar os produtos e matérias primas com preços menores.

Redução de pessoal: como muitos processos são automatizados e agilizados, é possível diminuir em até 27% os colaboradores da empresa. Após o sistema erp estar implantado, essa redução pode ocorrer por departamentos, visto que alguns são mais rápidos para implantar do que outros.

Aumento de produtividade e redução de erros: A produtividade aumenta em torno de 26% visto que os processos são automatizados e os erros são evitados. Por exemplo, os sistemas erp evitam com que a logística despache produtos errados para clientes, ou então que ocorra erros na fabricação de produtos, evitando assim perder tempo e dinheiro.

Abaixo confiram este vídeo sobre o que é um ERP

Para mais informações acesse sistema erp

Quanto custa um sistema ERP? Em quanto tempo verei os resultados?

O custo depende do tipo da empresa, do tamanho e de tudo que o software precisará gerenciar, e das customizações do sistema para se adequar completamente a sua empresa. Alguns empresários, principalmente os que são leigos se tratando em tecnologia, talvez viram um anuncio falando: “Sistema para gerenciar completamente sua empresa, por apenas R$ 99,90”, e com isso ele acredita fielmente que esse é o programa de computador que ele precisa. Outros já acham que a revista que vem com um CD por apenas R$ 14,90 é o fim dos problemas. Esses softwares dificilmente adequarão aos requisitos de sua empresa. Pelo contrário, se você tentar implanta-los, apenas vai gastar tempo e dinheiro.

O preço de cada software vai depender de todos os recursos que ele oferece, se a empresa é uma empresa tem um branding forte, se é nacional ou internacional, entre outros fatores. Existem muitas opções de softwares no mercado, mas os mais conhecidos e consequentemente um pouco mais caros são: Totvs, SAP, Oracle e Microsoft.

Se sua intenção é realmente implantar um sistema que faça a gestão completa de sua empresa e de todos os departamentos que nela possui, isso vai exigir um custo inicial alto independente da empresa responsável pelo erp ser bem conhecida ou não. Isso acontece pois cada empresa possui um fluxo de trabalho (workflow) diferente da outra. Empresas que trabalham no mesmo mercado podem ter o fluxo diferente uma da outra e consequentemente necessitar de sistemas diferentes, por causa da maneira com que trabalham.

Se sua empresa é de médio porte e possui a contabilidade dentro da própria empresa (sem precisar fazer a contabilidade por terceiros), seu software vai precisar realizar algumas funções que para outra empresa do mesmo ramo de atividade talvez não precisasse.

Se sua empresa possui equipamentos antigos, pode ser necessário investir em uma infraestrutura e hardware melhor, como alguns computadores e outros equipamentos novos para conseguir dar conta de todos os recursos do software. Caso possua bastante funcionários, e o sistema erp vai precisar estar instalado em cada computador, provavelmente isso aumentará o valor da mensalidade, visto que isso exigirá maior tempo de implantação e suporte por parte dos colaboradores em caso de dúvidas sobre o sistema.

Outra coisa que pode aumentar o preço do ERP é as personalizações e customizações. Como já dito, cada empresa possui uma forma diferente de trabalhar, e consequentemente customizações diferente. Quanto mais difícil for para implantar a customização que sua organização precisa, maior será o preço gasto na implantação do ERP.

O valor total para implantação de um sistema erp vai ser calculado através das personalizações, quantidade de licenças, treinamento para os colaboradores, manutenção no software e custo com equipamentos. Geralmente uma parte do pagamento é realizado antes de fazer as customizações e o restante quando a implantação é feita. Quando o software ERP estiver funcionando corretamente na empresa, começa ser cobrado  a mensalidade referente a suporte e manutenção, e talvez algumas atualizações simples que não mexam demais com a estrutura do software erp.

O crescimento de soluções de ERP baseadas em nuvem

Tradicionalmente, os sistemas ERP eram instalados e mantidos no local. Isso exigia que as empresas investissem em hardware caro e em pessoal de TI para manter os sistemas. No entanto, com o crescimento da computação baseada em nuvem, muitas empresas estão se voltando para soluções de ERP baseadas em nuvem.

Os sistemas ERP baseados em nuvem são hospedados fora do local e acessíveis pela Internet, oferecendo às empresas maior escalabilidade, flexibilidade e custos operacionais mais baixos. Esses sistemas são projetados para serem altamente seguros, com criptografia de dados e controles de acesso para proteger informações confidenciais.

Os sistemas de ERP baseados em nuvem também oferecem maior flexibilidade às empresas, permitindo que elas aumentem ou diminuam conforme necessário. Isso é particularmente importante para empresas que experimentam flutuações sazonais na demanda ou estão crescendo rapidamente.

Em conclusão, os sistemas ERP percorreram um longo caminho desde a sua criação na década de 1960. Eles evoluíram de sistemas MRP que rastreiam materiais em instalações de fabricação para soluções abrangentes que gerenciam todos os aspectos de um negócio. Com o crescimento da computação baseada em nuvem, os sistemas ERP estão se tornando mais acessíveis e acessíveis para empresas de todos os tamanhos.

PRINCIPAIS FERRAMENTAS DE UM SISTEMA ERP

Os sistemas ERP são compostos por uma variedade de módulos que atendem a funções de negócios específicas. Aqui estão alguns dos componentes padrão:

Gestão financeira

O módulo de gerenciamento financeiro ajuda as empresas a gerenciar seus processos contábeis, incluindo contas a pagar e a receber, contabilidade geral e relatórios financeiros. Com este módulo, as empresas podem rastrear facilmente suas transações financeiras, gerar demonstrações financeiras e gerenciar seu fluxo de caixa. Isso permite que eles tomem decisões informadas sobre sua saúde financeira e planejem o futuro.

Gestão da cadeia de abastecimento

O módulo de gerenciamento da cadeia de suprimentos permite que as empresas gerenciem seus processos de estoque, compra e remessa, além de rastrear pedidos em tempo real. Com este módulo, as empresas podem otimizar suas operações de cadeia de suprimentos, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente. Eles também podem garantir que tenham a quantidade certa de estoque disponível o tempo todo, reduzindo o risco de falta de estoque e perda de vendas.

Gestão de Recursos Humanos

O módulo de gerenciamento de recursos humanos permite que as empresas gerenciem seus dados de funcionários, folha de pagamento, benefícios e outras funções de RH. Com este módulo, as empresas podem simplificar seus processos de RH, melhorar o engajamento dos funcionários e garantir a conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas. Eles também podem acompanhar o desempenho dos funcionários e fornecer oportunidades de treinamento e desenvolvimento, melhorando a produtividade geral e a retenção.

Gestão de Relacionamento com o Cliente

O módulo de gerenciamento de relacionamento com o cliente ajuda as empresas a gerenciar suas interações com o cliente, incluindo processos de vendas, marketing e atendimento ao cliente. Com este módulo, as empresas podem melhorar a satisfação e a fidelidade de seus clientes, fornecendo um atendimento personalizado e eficiente. Eles também podem rastrear as interações e preferências dos clientes, permitindo que adaptem seus esforços de marketing e ofertas de produtos para atender às necessidades de seus clientes.

Manufatura e Gestão da Produção

O módulo de gerenciamento de manufatura e produção lida com planejamento, programação e execução de produção para organizações de manufatura. Com este módulo, as empresas podem otimizar seus processos de produção, reduzir o desperdício e melhorar a qualidade. Eles também podem acompanhar seus custos de produção e desempenho, permitindo que tomem decisões baseadas em dados sobre suas operações.

Inteligência de Negócios e Relatórios

O módulo de inteligência de negócios e relatórios permite que as organizações analisem os dados gerados por seu sistema ERP, produzindo insights para uma tomada de decisão informada. Com este módulo, as empresas podem acompanhar seu desempenho em todas as funções, identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados sobre sua estratégia. Eles também podem gerar relatórios e painéis personalizados, proporcionando visibilidade em tempo real de suas operações.

Concluindo, os sistemas ERP são essenciais para empresas que buscam agilizar suas operações, melhorar sua tomada de decisões e permanecer competitivas no ambiente de negócios acelerado de hoje. Ao alavancar os principais componentes de um sistema ERP, as empresas podem otimizar seus processos financeiros, cadeia de suprimentos, RH, relacionamento com o cliente, fabricação e geração de relatórios, impulsionando o crescimento e o sucesso.

Benefícios da Implantação de um Sistema ERP

A implementação de um sistema ERP pode oferecer inúmeras vantagens às empresas, incluindo:

Melhor eficiência e produtividade

Os sistemas ERP automatizam e simplificam as tarefas de negócios, reduzindo a necessidade de trabalho manual e aumentando a eficiência. Isso significa que os funcionários podem se concentrar em tarefas e projetos mais importantes, o que pode levar ao aumento da produtividade e ao sucesso geral dos negócios. Além disso, os sistemas ERP podem ajudar as empresas a identificar áreas de ineficiência e desperdício, permitindo que façam as mudanças e melhorias necessárias.

Colaboração e comunicação aprimoradas

Os sistemas ERP fornecem uma plataforma centralizada para as empresas se comunicarem e colaborarem entre os departamentos, garantindo que todos permaneçam na mesma página e tenham acesso aos dados compartilhados. Isso pode levar a uma melhor tomada de decisão, resolução de problemas mais rápida e maior inovação. Além disso, os sistemas ERP podem ajudar as empresas a quebrar silos e melhorar a transparência, o que pode levar a melhores relacionamentos com clientes e fornecedores.

Processos de negócios simplificados

Os sistemas ERP podem ajudar as empresas a padronizar seus processos, ajudando a minimizar erros e reduzir o desperdício. Isso pode levar a um melhor controle de qualidade, maior satisfação do cliente e custos reduzidos. Além disso, os sistemas ERP podem ajudar as empresas a automatizar tarefas repetitivas, liberando tempo para que os funcionários se concentrem em iniciativas mais estratégicas.

Melhor Tomada de Decisão com Dados em Tempo Real

Os sistemas ERP fornecem às empresas dados em tempo real, permitindo uma melhor tomada de decisão e ações mais informadas. Isso significa que as empresas podem responder mais rapidamente às mudanças no mercado, identificar tendências e oportunidades e tomar decisões baseadas em dados. Além disso, os sistemas ERP podem fornecer às empresas insights sobre o comportamento do cliente, permitindo que eles adaptem seus produtos e serviços para atender às necessidades do cliente.

Escalabilidade e flexibilidade para o crescimento dos negócios

À medida que as empresas crescem e evoluem, suas necessidades de software mudam. Os sistemas ERP oferecem escalabilidade e flexibilidade para se adaptar às necessidades de mudança de uma empresa. Isso significa que as empresas podem adicionar novos módulos ou recursos conforme necessário, sem precisar substituir todo o sistema. Além disso, as soluções de ERP baseadas em nuvem podem oferecer às empresas uma flexibilidade ainda maior, permitindo que os funcionários acessem dados e aplicativos de qualquer lugar, a qualquer momento.

COMO FUNCIONA O GESTÃOCLICK?

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Benefícios de um sistema ERP em nuvem e sua facilidade de acesso

1- Redução dos custos: Os serviços pagos para softwares desenvolvidos na nuvem são bem mais em conta tanto na contratação quanto na manutenção do sistema.

2- Mais facilidade e menos preocupação: Por ser um sistema de acesso pela internet, não são necessárias instalações físicas, além disso, as atualizações são online, garantindo que a empresa não perca tempo de vendas com o software.

3- Flexibilidade: Acessibilidade total em qualquer lugar, garantindo mais conforto e tempo livre.

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